Über 2’500 Dokumente stellt Zaunteam seinen Partnern und Monteuren in der Schweiz, Österreich und Deutschland über das Extranet zur Verfügung: Montageanleitungen, Produktdokumentationen, Marketingunterlagen, Corporate-Manuals, HR-Dokumente. Alles da – nur nicht immer auffindbar. Die bestehende Suche verlangte den richtigen Begriff, im Idealfall gleich den Dateinamen. Wer den nicht kannte, klickte sich durch die Ordnerstruktur. Das kostete Zeit, jeden Tag, bei Hunderten von Nutzern.
Gemeinsam mit Zaunteam hat VOIMA einen KI-gestützten Dokumenten-Chatbot entwickelt, der direkt auf die Inhalte des Extranets zugreift. Mitarbeitende und Partner stellen ihre Frage in natürlicher Sprache – der Chatbot versteht den Kontext, identifiziert die passenden Dokumente und liefert sie mit Direktlink zurück.
Zwei Details machen im Alltag den Unterschied. Erstens: Bei länderspezifischen Unterlagen erkennt der Chatbot mögliche Unklarheiten und fragt gezielt nach, ob die Information für die Schweiz, Österreich oder Deutschland benötigt wird – statt einfach irgendein Dokument zu liefern. Zweitens: Er respektiert die Zugriffsrechte des Extranets. Angemeldete Nutzerinnen und Nutzer sehen nur, was für sie freigegeben ist, und können Dokumente direkt öffnen oder herunterladen.
Bereits in den ersten Monaten nach der Einführung stieg die Nutzung deutlich an. Unterdessen verzeichnen wir über 1000 Zugriffe monatlich. Was als Suchhilfe gedacht war, ist heute fester Bestandteil des Arbeitsalltags zahlreicher Mitarbeitender und Partner.
Der Case zeigt, wie VOIMA KI einsetzt: nicht als Ersatz bestehender Systeme, sondern als Erweiterung, die vorhandenes Wissen endlich zugänglich macht.